Het projectplan

 Een belangrijk hulpmiddel bij de uitvoering van een project is het plan van aanpak, ofwel het projectplan. Het projectplan bevat noodzakelijke informatie voor het management, de projectleiding en de projectmedewerkers. Een projectplan stel je op voorafgaand aan de feitelijke start van het project. Een projectplan behoort op zijn minst de volgende dikgedrukte onderwerpen te bevatten.

 

Een korte inleiding

In dit projectplan wordt ingegaan op het nieuwe ERP- systeem van EcoWash. De aanleiding van het project is om een milieuvriendelijke wasstraat op de markt te brengen waarin duurzaamheid hoog in het vaandel staat. Ons bedrijf is gevestigd in Zwolle. De noodzaak van dit project is dat er nog geen milieuvriendelijke wasstraat is. EcoWash probeert dit op te lossen en door middel van dit ERP-systeem te realiseren.

 

De projectopdracht

De opdracht is om een nieuw bedrijf binnen 7 weken op te starten. Dit moet een optimaal gestroomlijnd, hyper modern, ultiem efficiënt en effectief bedrijf zijn dat vooruit kijkt en niet bang is om innovatief bezig te zijn. Aan het einde van de collegereeks staat er een volledig bedrijf met alles er op en er aan. Aangezien er geen verkeerde beslissingen genomen moeten worden en graag multimiljonair willen worden met ons bedrijf, dienen alle keuzes goed onderbouwd te worden en moeten trends en ontwikkelingen hierin meegenomen worden.

Het geheel wordt, in hedendaagse stijl, afgerond door middel van het maken van een website. De website is een presentatie van het door jullie bedachte bedrijf. Op de website is alle relevante informatie over het bedrijf, terug te vinden. Iedere week presenteert één groep het onderwerp van die week en laat zien hoe ver ze zijn.

 

De reikwijdte van het project

Het fictieve bedrijf dient binnen 7 weken af te zijn. Het is een fictief bedrijf en hoeft financieel niet haalbaar te zijn.

 

De projectorganisatie

Het team van EcoWash bestaat uit de volgende personen:

  • Wilco Bult
  • Tim olde Hanhof
  • Ramon Hulleman
  • Deborah Slofstra
  • Nicole Wigbold

 

De beoogde producten

Het uiteindelijke product die door EcoWash moet worden opgeleverd is een wasbeurt, die voor een groot deel wordt uitgevoerd op groene energie. De klant kan uiteraard zelf kiezen wat voor wasprogramma zal moeten worden uitgevoerd. Echter moet het ERP-pakket naast de administratie van de klanten, gebruikte goederen, inkoop etc. Ook in staat zijn om een klantenanalyse uit te voeren, dit omdat we deze informatie nodig zijn voor het onderhouden van de relatie met de klant. Daarnaast is het ook belangrijk dat het pakket in staat is om de prestaties van de zonnepanelen etc overzichtelijk per periode weer te geven. Dit omdat duurzaamheid de grootste pijler is van het bedrijf.

 

De fasering

De belangrijkste activiteiten die het nieuwe ERP-systeem zal moeten uitvoeren is het bijhouden van de inkoop, voorraad, klantenanalyse en het rendement van de zonnepanelen etc. Bij de inkoop en voorraad is het belangrijk dat het systeem aangeeft als het bestelniveau is behaald zodat EcoWash nooit zonder benodigde middelen komen te zitten. Door een simpele handeling moet het nieuwe ERP-systeem een overzichtelijke klantenanalyse weergeven. Bij het bijhouden van het rendement is het belangrijk dat EcoWash in signaal krijgt als zich er een groot verschil voordoet. Dit is noodzakelijk om kapotte apparaten snel te kunnen op te sporen.

 

Het tijdpad

Week 1:

  • Uitwerken idee
  • Beschrijven onderneming
  • Beschrijven bedrijfsprocessen m.b.v. schema
  • Informatievoorziening beschrijven a.d.v. gegevensschema

Week 2:

  • Systemen voor informatieverzorging
  • Systeembeveiliging en kwaliteitsmanagement

Week 3:

  • Gegevensopslag
  • ERD- diagram
  • Queries en big data/marketing intelligence

Week 4:

  • Business Balanced Score Card construeren
  • KPI’s koppelen aan BBSC
  • Informatiepiramide

Week 5:

  • Trends en ontwikkelingen
  • E-commerce en E-business
  • Adof- model invullen
  • Innovaties in de toekomst

Week 6:

  • Het ERP- systeem testen of het klaar is voor gebruik

Week 7:

  • Klaar voor gebruik

 

De belangengroepen

Het team van EcoWash hebben natuurlijk belang bij het realiseren van een nieuw ERP- systeem. Niet alleen wij hebben er belang bij, maar ook dhr. Roelfsma. Dhr. Roelfsma is de begeleider van de projectgroep. Bij EcoWash werken alleen de 5 project leden. Wilco Bult, Ramon Hulleman, Tim olde Hanhof, Deborah Slofstra en Nicole Wigbold zijn de leden van het project en hebben natuurlijk ook belang bij het beoogde resultaat.

 

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen bij alle vijf de projectleden. Samenwerking is erg belangrijk en verder is het belangrijk dat de zaken expliciet worden vastgelegd. Het is belangrijk wie welke verantwoordelijkheden bevoegdheden heeft. De leiding van het project ligt in handen van Ramon Hulleman. Tim olde Hanhof houdt zich voornamelijk bezig met het bouwen en bijhouden van de website. Deborah Slofstra houdt zich bezig met het ontwerp van het ERP- systeem. Nicole Wigbodl zal zich gaan richten op het gastenboek en zal de klachten afhandelen. Daarnaast zal zij advertenties plaatsen over het bedrijf. Wilco Bult zal aanwezig zijn bij de wasstraat om te helpen en het bijvullen van de automaten.

 

De communicatie

Het team zit elke week bij elkaar om een en ander met elkaar te bespreken en de taken te verdelen. De communicatie gaat via de mail. Wanneer iemand een opdracht af heeft en deze dient op de website te worden geplaatst dan zal dit naar Tim gaan. Wanneer het ERP- systeem aangeeft dat bijvoorbeeld het zeep moet worden bijgevuld, dan krijgt Wilco een melding daarvan en kan hij de automaat bijvullen.

 

Mensen, middelen en kosten

De mensen die werken aan de project zijn: Wilco, Ramon, Tim, Deborah en Nicole. Dit zijn ook de aantal werkende voor EcoWash. Het belangrijkste middel dat nodig is voor een nieuw ERP- systeem is natuurlijk een computer. De kosten voor dit project zijn natuurlijk veel. 7 weken lang zijn de werknemers bezig en dit kost natuurlijk behoorlijk veel geld. De aanschaf van een 4-tal goede computers kost ongeveer €5.000. De overige kosten worden ongeveer op €2.000 geschat.

 

De kwaliteit

De kwaliteit van een ERP- systeem moet natuurlijk erg hoog zijn. Het management van bedrijf kiest voornamelijk voor ERP omdat het daarmee mogelijk wordt een betere beheersing (control) uit te oefenen op de bedrijfsprocessen. Het feit dat kostenvoordelen te behalen zijn met de invoering van een ERP- systeem komt pas op de 2de plaats. Kwaliteit van het werken aan het project moet ook van voldoende niveau zijn. Alle taken dienen af te zijn voor de deadline die door de projectleden is vastgesteld.

 

De risico’s en randvoorwaarden

Een risico voor het invoeren van een eigen ERP- systeem is dat het veel geld gaat kosten. Men kan ook een andere systeem aanschaffen die goedkoper maar dan moet je kijken of de kwaliteit wel goed genoeg is. Randvoorwaarde is dat er een hoge kwaliteit moet zijn en dat de afspraken die worden gemaakt nagekomen worden.